Meeting atau rapat terkadang dijauhkan oleh beberapa orang. Bahkan ada yang mengatakan bahwa meeting hanya membuang-buang waktu dan menghambat produktivitas. Meeting yang terkoordinasi dan terstruktur sangatlah penting sebagai wadah bagi rembukan anggota tim atau antar divisi, juga bisa dijadikan media evaluasi hasil pekerjaan, bahkan tempat yang tempat untuk melakukan perumusan bisnis. Meeting yang baik memiliki agenda yang akan dibicarakan sehingga meeting tidak membahas hal-hal yang tidak berhubungan dengan tema yang dirapatkan. Waktu meeting juga harus ditentukan, sehingga tidak adapemborosan waktu sehingga produktivitas terhambat. Peserta meeting harus menyadari agenda yang dibicarakan, dan dapat memotong pembicaraan yang tidak fokus pada tema yang diangkat. Yang jarang disadari oleh peserta rapat adalah keberadaan alat komunikasi mobile, entah itu ponsel, atau komputer tablet yang masih diaktifkan ketika memasuki ruang rapat. Sebaiknya buatlah kesepakatan bahwa dalam ruang rapat semua alat komunikasi harus dinon-aktikan. Keberadaan alat komunikasi ini memang penting, namun dalam rapat dapat membuyarkan konsentrasi tak hanya peserta rapat lain, termasuk pemilik alat komunikasi tersebut. Hasilnya rapat menjadi tidak efektif, bisa-bisa tujuan yang akan tercapai hanya dapat dilakukan setengahnya saja. Meeting adalah wadah rembukan bersama dengan menumpah segala ide dan pendapat di dalamnya. Beda pendapat hal yang biasa dalam sebuah rapat, dengan rapat inilah dicarikan solusi terbaik yang memberikan keuntungan bagi semua pihak yang ada di dalam rapat. Yang harus disadari bahwa rapat bukan untuk kepentingan atu orang, melainkan kepentingan yang lebih besar dari itu. Berikut tip-tip yang bisa diambil dalam meeting:
- Disadari bahwa meeting adalah kegiatan pertemuan antar anggota yang dilakukan untuk menyampaikan atau merumuskan sesuatu.
- Meeting bisa dilakukan interdivisi atau antar divisi untuk tujuan koordinasi agar semua berjalan sesuai aturan.
- Meeting yang efektif harus menentukan waktu yang akan digunakan untuk agenda tertentu.
- Penentuan waktu meeting penting agar pembicaraan tidak mengalir kemana-mana hingga kehilangan fokus.
- Tema meeting harus dituliskan di papan atau surat edaran agar diskusi tidak melenceng kemana-mana.
- Arah pembicaraan yang tidak sesuai dengan tema yang tengah dibahas harus dipotong.
- Segala alat komunikasi mobile harus disepakati untuk tidak diaktifkan agar tidak mengganggu konsentrasi.
- Setiap divisi harus diberi kesempatan untuk bicara agar ada perspektif pelangi yang memperkaya diskusi.
- Jangan memasukkan orang asing yang tidak berkepentingan agar meeting tetap terjaga rahasianya.
- Jika terjadi debat, hargai setiap pendapat dan kemukakan alasan untuk memilih keputusan yang tepat.
- Jangan memotong pembicaraan peserta meeting agar tidak terjadi salah tangkap informasi.
- Menjelang akhir waktu yang disepakati, setiap peserta harus merumuskan keputusan terbaik.
- Keputusan meeting harus berdasarkan atas kepentingan bersama, bukan kelompok atau individu.
- Keputusan terbaik adalah yang disepakati oleh semua pihak atau mayoritas pihak.
- Semua keputusan yang telah diambil harus dipertanggungjawabkan semua peserta meeting secara bersama-sama.
