Fungsi seorang public realtion atau di-Indonesiakan menjadi Hubungan Masyarakat, sebenarnya berada di area abu-abu. Fungsi ke dalam ia harus tetap menjaga irama etos kerja rekan-rekannya, sedangkan keluar adalah menjaga pencitraan perusahaannya pada sisi manis dan baik. Semua orang sebenarnya di dalam perusahaan menjalankan fungsi sebagai public relation. Tapi memang diperlukan satu divisi yang mengonsep pencitraan perusahaan yang positif baik ke dalam maupun keluar.

Tak mengherankan bila kemudian ada disiplim ilmu tentang public relation yang diajarkan pada perguruan tinggi yang memiliki fakultas komunikasi. Kehadiran seorang atau divisi public relation sangat diperlukan, ia dapat melihat irama etos pekerja dalam sebuah perusahaan dan bagaimana memainkan irama tersebut menjadi sebuah harmoni yang baik dan enak didengar. Sedangkan fungsi keluar adalah mengetahui, menampung dan memberikan alternatif pemikiran yang baik untuk memuaskan para konsumen atau klien sebuah perusahaan.

Seorang public relation yang baik adalah tidak menutupi kelemahan perusahaannya dari masyarakat. Namun menjadikan kelemahan itu sebagai jalan keluar untuk mendapatkan pencitraan positif. Sedangkan membuat sebuah pencitraan yang positif keluar adalah pekerjaan yang mutlak dilakukan oleh public relation. Harus disadari bahwa public relation adalah pelayan bagi masyarakat di dalam dan di luar.

Seorang public relation yang baik, adalah orang yang sabar dan selalu menampilkan wajah manis di kala berhadapan dengan konsumen atau klien yang tengah marah. Ia juga mampu memberikan solusi yang dapat merebuk simpati konsumen atau klien. Dan ia dapat berhadapan dengan semua kalangan tapa merasa rendah diri.

Berikut beberapa point yang berhubungan dengan public relation:

• Public Relation adalah perpanjangan tangan atau hubungan antara sebuah perusahaan dengan publik.
• Tidak jarang konsumen jengkel terhadap pelayanan atas public relation yang terkesan lama, berbelit-belit dan tidak profesional. Agar tampil profesional dan selalu dapat memberikan kenyamanan konsumen dan klien. Seorang petugas public relation harus mengerti bahwa ia adalah PELAYAN.
• Seorang public relation harus mengerti perasaan konsumen yang sedang berhubungan dengannya seolah ia yang mengalami peristiwanya.
• Mendengar dulu adalah cara terbaik, baru kemudian memberikan solusi bukan berdebat dengan konsumen.
• Penguasaan materi yang ditanyakan oleh konsumen atau klien. Hal ini menjadi sangat penting dimiliki agar penjelasan tidak semakin ngawur dan membingungkan konsumen atau klien.
• Jika tidak memahami persoalan, sebaiknya bertanyalah kepada rekan yang lain dengan meminta konsumen atau klien menunggu.
• Janganlah bercanda dengan rekan kerja saat pelayanan dilakukan agar tidak menimbulkan kejengkelan antrian.
• Jelaskan dengan cepat, tepat dan singkat agar konsumen atau klien lainnya tidak terlalu lama menunggu.
• Tampilkan senyuman yang manis dan ramah saat melayani apapun kondisi yang ada pada saat itu agar menambah kesan simpatik konsumen atau klien.
• Jika ada konsumen atau klien yang marah, tenangkan dengan jawaban bersuara rendah dan simpatik untuk membuatnya tenang.
• Tidak boleh menampilkan wajah cemberut dan dahi mengkerut jika tidak ingin kontrak kerja dicabut.
• Jangan sok tahu atas persoalan yang memang belum tahu. Sampaikan kepada konsumen atau klien agar ia mengerti bahwa membutuhkan ekstra waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan solusi yang baik.
• Jangan meninggalkan meja pelayanan tanpa informasi apapun kepada konsumen atau klien agar ia tidak merasa diabaikan.
• Jelaskan semua yang ada sejelas-jelasnya dan ambil tindakan yang telah disetujui oleh konsumen atau klien dengan cepat, tepat dan cekatan.